華東理工大學(xué) 藝術(shù)設(shè)計(jì)與傳媒學(xué)院 徐 力
摘要：運(yùn)行設(shè)計(jì)，是以活動(dòng)發(fā)生地點(diǎn)場(chǎng)地及現(xiàn)狀條件為基礎(chǔ)，對(duì)活動(dòng)運(yùn)行期間的空間配置、流線、流程以及運(yùn)行所需的臨時(shí)設(shè)施進(jìn)行的規(guī)劃和安排。運(yùn)行設(shè)計(jì)的出現(xiàn)和廣泛應(yīng)用，為展示活動(dòng)的組織和推進(jìn)提供了強(qiáng)有力的工具。
關(guān)鍵詞：運(yùn)行設(shè)計(jì) 展示設(shè)計(jì) 信息傳達(dá) 空間設(shè)計(jì)
中圖分類號(hào)：TB47 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Ａ
文章編號(hào)：1003-0069(2017)08-0128-02
Abstract：The operational design is based on the location and conditions of the event site, and the planning and scheduling of the temporary facilities during the operation of the space, the flow line, the process and the temporary facilities required for the operation. The emergence and widespread use of operational design provides a powerful tool for organizing and promoting the activities.
Keywords：Operational design Display design Information communication Space design
引言
展示活動(dòng)的根本目的是使觀眾在有限的時(shí)空中最有效地獲取有關(guān)信息。當(dāng)前國(guó)際上方興未艾的會(huì)展業(yè)為展示活動(dòng)提供廣闊的舞臺(tái)。針對(duì)會(huì)展活動(dòng)的前期工作需求，運(yùn)行設(shè)計(jì)作為實(shí)現(xiàn)和管理的工具，規(guī)劃了活動(dòng)前期的工作，包括：了解活動(dòng)的組織機(jī)構(gòu)；明白展示工程各環(huán)節(jié)的相關(guān)工作內(nèi)容；熟悉會(huì)展活動(dòng)相關(guān)的管理理念；推出一套合理的前期準(zhǔn)備方案。
一、運(yùn)行設(shè)計(jì)的概念
運(yùn)行設(shè)計(jì)，顧名思義是基于項(xiàng)目管理運(yùn)行的規(guī)劃，運(yùn)行設(shè)計(jì)工作主要受限于運(yùn)行的場(chǎng)所與空間，著眼于如何達(dá)成運(yùn)行的任務(wù)和目標(biāo)。運(yùn)行設(shè)計(jì)的核心是服務(wù)，幫助設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)科學(xué)分析管理項(xiàng)目。
對(duì)于會(huì)展活動(dòng)中的運(yùn)行管理萬(wàn)變不離其宗地離不開(kāi)以下幾個(gè)方面內(nèi)容：
（一）了解組織結(jié)構(gòu)：對(duì)會(huì)展活動(dòng)從始至終所涉及的組織結(jié)構(gòu)要有一個(gè)完整的了解，對(duì)他們的組成和職責(zé)一定要有明確的概念，才能懂得如何參與到整個(gè)展覽活動(dòng)中。
（二）空間配置：了解活動(dòng)空間的條件和限制，以便于結(jié)合活動(dòng)的目的來(lái)確定具體的展示方式，活動(dòng)流程，繼而確定功能劃分。
（三）流線組織：對(duì)車輛和人群的活動(dòng)范圍及路線做出合理安排。
（四）客戶需求整合：不論是客戶的特點(diǎn)、要求，還是對(duì)展示內(nèi)容的了解都是前期需要整合的。將這些信息進(jìn)一步進(jìn)行信息分類和分級(jí)，確保在整個(gè)活動(dòng)過(guò)程中有良好的傳達(dá)。
（五）系統(tǒng)配合：水、電、氣、熱、照明、音響以及會(huì)展活動(dòng)的相關(guān)規(guī)定看似次要但其實(shí)是所有想法的保障。
二、運(yùn)行設(shè)計(jì)在會(huì)展活動(dòng)前期啟動(dòng)時(shí)的應(yīng)用
對(duì)展示活動(dòng)而言，通常涉及到組織策劃、支持推進(jìn)、技術(shù)支持、空間支持、路演企業(yè)這幾個(gè)方面工作。相對(duì)應(yīng)的就可以折射出五類參與者。運(yùn)行設(shè)計(jì)首先要明確活動(dòng)中，這幾方是誰(shuí)，什么關(guān)系。
（一）主辦方
展會(huì)成功離不開(kāi)主辦方的苦心經(jīng)營(yíng)，在展會(huì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的今天，作為展會(huì)的主題及內(nèi)容的主策劃方已不是單純地追求經(jīng)濟(jì)效益，而要更多地考慮參與者的利益。主辦方是這六個(gè)參與者組成的小組的組長(zhǎng)，是最具創(chuàng)造力的一方，有能力組織獨(dú)具特色的展會(huì)并給其他參與者帶來(lái)利益。它的職責(zé)包括：1.組織、策劃展會(huì)的主題、內(nèi)容、地點(diǎn)和時(shí)間等。2.協(xié)調(diào)整合其他五方參與者，并與他們充分溝通。
（二）協(xié)辦方
協(xié)辦方往往是一些提供技術(shù)、資訊、經(jīng)濟(jì)、人員等方面支持和贊助的單位。同時(shí)，協(xié)辦單位必須是與展會(huì)主題相關(guān)的行業(yè)。它的職責(zé)包括：1.協(xié)助主辦方做溝通的工作。2.對(duì)展會(huì)進(jìn)行技術(shù)、資訊或經(jīng)濟(jì)上的支持。
（三）場(chǎng)館
主辦方一旦決定了在哪個(gè)城市舉辦展會(huì)，就會(huì)在該城市選擇場(chǎng)地，大多數(shù)“會(huì)展城市”都有幾個(gè)展覽場(chǎng)所，一旦確定場(chǎng)館后，主辦方和協(xié)辦方會(huì)審查可用的會(huì)議中心、展廳、酒店、禮堂以及其他可用場(chǎng)地，再對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行展位、展區(qū)劃分。場(chǎng)館的職責(zé)包括：1.提供必需的軟硬件設(shè)施。2.提供活動(dòng)所需的各種服務(wù)。3.按會(huì)展活動(dòng)的規(guī)則監(jiān)督、管理現(xiàn)場(chǎng)。
（四）承建方
承建方是展覽的實(shí)施者，對(duì)展覽的各項(xiàng)工程事務(wù)負(fù)有主要責(zé)任。我們也稱承建方為“主場(chǎng)”。其職責(zé)是：1.劃分整個(gè)會(huì)場(chǎng)的標(biāo)準(zhǔn)范圍。2.租賃配電箱、家具、飲水設(shè)備等、植物花卉等服務(wù)。3.協(xié)調(diào)主辦場(chǎng)館和參展商之間的關(guān)系。
（五）參展商
參展商是展會(huì)的核心角色。參展商可能是個(gè)人、公司或集團(tuán)，他們擁有需要在活動(dòng)上銷售或促銷的產(chǎn)品、服務(wù)或理念。參展商的職責(zé)是：1.向主辦方租用空間。2.設(shè)立和裝飾空間（可以與承建方合作，也可以有自己的設(shè)計(jì)方）。3.直接與觀眾接觸。
這五者之間有直接或間接的相互依賴關(guān)系，從這五方的職能來(lái)看，他們不僅在流程上有確定的秩序，在運(yùn)行的系統(tǒng)中更是相輔相成，互為上下行關(guān)系，缺一不可。運(yùn)行設(shè)計(jì)在這五方當(dāng)中常常由主辦方或承建方來(lái)?yè)?dān)當(dāng)，前者的優(yōu)勢(shì)在于可以從前期活動(dòng)的策劃產(chǎn)生就入手，控制力強(qiáng)，后者往往是有規(guī)模的展示公司，實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)豐富，具有從策劃到設(shè)計(jì)、實(shí)施乃至現(xiàn)場(chǎng)管理的一站式服務(wù)能力，無(wú)縫銜接。
三、運(yùn)行設(shè)計(jì)在會(huì)展活動(dòng)前期規(guī)劃中的應(yīng)用
（一）對(duì)空間配置的了解
一個(gè)好的運(yùn)行一定要對(duì)活動(dòng)的場(chǎng)所有充分的了解，比如活動(dòng)空間的面積、布局、技術(shù)參數(shù)、設(shè)施等。
北京、上海、廣州是我國(guó)的三個(gè)主要的展覽城市，下面僅以北京商業(yè)展覽主要場(chǎng)館——中國(guó)國(guó)際展覽中心為例來(lái)說(shuō)明它們的具體情況（如表1）。
從上表中我們可以體會(huì)到，在實(shí)際活動(dòng)中，場(chǎng)地的布置還會(huì)受到場(chǎng)地內(nèi)部設(shè)施如消防通道、消防設(shè)施、立柱、吊燈等的影響。要根據(jù)空間內(nèi)部具體結(jié)構(gòu)來(lái)估算真正可用的有效面積。在表格中我們還會(huì)注意到諸如“館內(nèi)凈高”、“卷簾門(mén)尺寸”、“手扶電梯、廂式電梯尺寸”、“進(jìn)出口尺度”等規(guī)格尺寸。規(guī)格尺寸是提示展具大小和搬運(yùn)措施的依據(jù)，可以避免出現(xiàn)展具無(wú)法入場(chǎng)或無(wú)法在館內(nèi)搬運(yùn)的問(wèn)題。除了尺寸外，還有一些電梯、地坪的載重?cái)?shù)據(jù)也是我們?cè)O(shè)計(jì)中的重要依據(jù)。表格中展館的供電方式、吊點(diǎn)、壓縮空氣、給排水系統(tǒng)等數(shù)據(jù)提供給我們?cè)O(shè)計(jì)使用互動(dòng)展示手段的條件和可能。展示方式的設(shè)計(jì)也可參考場(chǎng)館可提供的條件，比如每年烘焙展若場(chǎng)館沒(méi)有380V工業(yè)電路，就無(wú)法進(jìn)行互動(dòng)性的展示方式。
（二）現(xiàn)場(chǎng)工程流線的組織
整個(gè)展示活動(dòng)的程序包括了準(zhǔn)備階段、設(shè)計(jì)制作階段、布置完成階段、管理接待階段。整個(gè)工程自籌劃到展會(huì)結(jié)束，跨越整個(gè)展會(huì)期間。各環(huán)節(jié)息息相關(guān)，互相影響。要使工程有條不紊、按部就班地順利進(jìn)行，流線設(shè)計(jì)是運(yùn)行設(shè)計(jì)的重要環(huán)節(jié)，也是運(yùn)行設(shè)計(jì)基礎(chǔ)性的內(nèi)容。在一個(gè)活動(dòng)中，活動(dòng)的人多、車多、物也多，各功能區(qū)之間有著復(fù)雜的聯(lián)系與分隔，人流、車流、物流等各種流線穿插其間，形成一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)。通過(guò)流線設(shè)計(jì)，目的是提高流動(dòng)效率。
1.準(zhǔn)備階段：將自己的空間區(qū)分成功能空間和注冊(cè)空間也就是將工作人員路線和觀眾路線分開(kāi)考慮。既可以避免路線上的沖撞也更適合各自在路線上的動(dòng)作。提前對(duì)場(chǎng)地的設(shè)施、規(guī)則、公共通道等基本情況有所了解。計(jì)劃自己從入場(chǎng)到撤場(chǎng)人流車流的秩序和流線。
2.設(shè)計(jì)制作方案階段：了解展品清單了解各展品的名稱、數(shù)量、規(guī)格和特征等。這一方面為具體的布置陳列方案實(shí)施提供準(zhǔn)確依據(jù)，另一方面也能防止撤展、清退等善后工作出現(xiàn)差錯(cuò)。
3.布展階段：布展階段時(shí)間很有限，而布展工作非常繁雜，如果沒(méi)有對(duì)工序的規(guī)劃控制、統(tǒng)籌安排，將造成超時(shí)等嚴(yán)重后果。一般來(lái)講，現(xiàn)場(chǎng)的順序應(yīng)該是從下到上、從里到外、從粗到細(xì)、從固定設(shè)施到展品擺放。例如：鋪設(shè)地面——組合安裝展示空間主體構(gòu)件——安置展具——敷設(shè)照明線路，安裝照明設(shè)備——安排標(biāo)牌、標(biāo)志、文字和圖案等配件——按規(guī)范順序布置展品一般應(yīng)滿足先下后上，先后后前，先高后低，先里后外的順序避免違規(guī)操作造成的徒勞無(wú)益——檢查展品布置情況及時(shí)進(jìn)行處理，再調(diào)整——清潔打掃場(chǎng)地，最后用膠帶封圍自己的展區(qū)，待次日開(kāi)展。
4.管理與接待階段：展會(huì)活動(dòng)期間可能出現(xiàn)各種意想不到的情況，對(duì)于運(yùn)行保障來(lái)講，最重要的是保障管理維護(hù)工作所需的空間位置。比如對(duì)于觀眾及展品的安保、對(duì)于展示設(shè)備的維修更換、對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)的清潔。
四、運(yùn)行設(shè)計(jì)在會(huì)展活動(dòng)前期的要素分析中的應(yīng)用
（一）客戶需求的整合
活動(dòng)雖然是短期行為，但企業(yè)的訴求是全方位的，會(huì)有嚴(yán)格的預(yù)算控制、企業(yè)形象的整體和延續(xù)性、與同級(jí)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的差異性。運(yùn)行的理念在前期設(shè)計(jì)階段的核心就是與客戶的溝通，成熟的運(yùn)行管理善于溝通與引導(dǎo)，通過(guò)溝通了解客戶的投資意向、客戶的預(yù)算，明確客戶的風(fēng)格、了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況、在審美上考慮客戶的品位與需求，給設(shè)計(jì)師有力的支撐。
于是，才會(huì)有設(shè)計(jì)師根據(jù)預(yù)算考慮如何應(yīng)用展示手段、材料、加工方法，打造一個(gè)“物超所值”的效果；
采取符合客戶一貫的營(yíng)銷策略的展示手段，把握企業(yè)的一貫風(fēng)格，并從以前的展示效果中吸取經(jīng)驗(yàn)，揚(yáng)長(zhǎng)避短。
了解展品內(nèi)容、數(shù)量、特點(diǎn)以確定展示的手段，合理利用。
知己知彼，從重圍中脫穎而出。
滿足客戶們的審美要求本無(wú)可厚非，但要注意的是客戶的要求與我們?cè)O(shè)計(jì)有沒(méi)有沖突，會(huì)不會(huì)影響設(shè)計(jì)效果，技術(shù)上是否可行，經(jīng)濟(jì)與否等。我們必須抓住設(shè)計(jì)核心，解決主要矛盾，在不背棄原則的基礎(chǔ)上“投其所好”，解決次要矛盾。
（二）系統(tǒng)配合
會(huì)展行業(yè)正在蓬勃發(fā)展，管理相對(duì)滯后，展覽工程企業(yè)魚(yú)龍混雜，雖然其中不乏比較有實(shí)力的規(guī)范的廠家，但是技術(shù)能力不強(qiáng)，沒(méi)有施工資格、不規(guī)范的公司還大量存在。會(huì)展是個(gè)公共場(chǎng)所，展臺(tái)對(duì)公眾的安全起到?jīng)Q定性作用。技術(shù)不達(dá)標(biāo)的公司施工安全得不到保證，致使安全隱患大量存在。
運(yùn)行設(shè)計(jì)正是讓資質(zhì)認(rèn)證、等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、管理服務(wù)、行業(yè)組織、行業(yè)自律、行業(yè)文化成為展覽工程行業(yè)的管理理念的關(guān)鍵詞。主辦方、參展商、展館和展覽工程企業(yè)在如何建立展覽工程秩序這個(gè)問(wèn)題上所占的角度不同，但是大家都在嘗試、適應(yīng)著相關(guān)的認(rèn)證和資質(zhì)評(píng)審工作。通過(guò)資質(zhì)認(rèn)證來(lái)管理的理念給展覽業(yè)帶來(lái)如下好處：
（一）會(huì)展活動(dòng)的安全系數(shù)確實(shí)得到了提高，主辦單位和參展商、施工單位應(yīng)該負(fù)什么責(zé)任都很明晰。
（二）展覽工程企業(yè)的安全意識(shí)有所提高，一些沒(méi)有資質(zhì)和技術(shù)保障的“游擊隊(duì)”公司受到了震懾。
（三）會(huì)展活動(dòng)的施工秩序比原來(lái)規(guī)范了。 認(rèn)證不是單純?yōu)榱藵M足展館方面管理方便這個(gè)簡(jiǎn)單的要求，而是對(duì)行業(yè)管理起到帶頭的作用。
結(jié)語(yǔ)
運(yùn)行設(shè)計(jì)在國(guó)內(nèi)發(fā)展至今，短期會(huì)展活動(dòng)空間設(shè)計(jì)面臨不再是割裂孤立的展示設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)要為企業(yè)等商業(yè)主體提供長(zhǎng)期解決方案，有利于長(zhǎng)期設(shè)計(jì)策略，注重展示空間中信息傳遞更合理，使展示設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向更為系統(tǒng)和實(shí)用的展示策略設(shè)計(jì)。
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