華東理工大學(xué) 藝術(shù)設(shè)計與傳媒學(xué)院 徐 力
摘要：運行設(shè)計，是以活動發(fā)生地點場地及現(xiàn)狀條件為基礎(chǔ)，對活動運行期間的空間配置、流線、流程以及運行所需的臨時設(shè)施進行的規(guī)劃和安排。運行設(shè)計的出現(xiàn)和廣泛應(yīng)用，為展示活動的組織和推進提供了強有力的工具。
關(guān)鍵詞：運行設(shè)計 展示設(shè)計 信息傳達 空間設(shè)計
中圖分類號：TB47 文獻標識碼：Ａ
文章編號：1003-0069(2017)08-0128-02
Abstract：The operational design is based on the location and conditions of the event site, and the planning and scheduling of the temporary facilities during the operation of the space, the flow line, the process and the temporary facilities required for the operation. The emergence and widespread use of operational design provides a powerful tool for organizing and promoting the activities.
Keywords：Operational design Display design Information communication Space design
引言
展示活動的根本目的是使觀眾在有限的時空中最有效地獲取有關(guān)信息。當前國際上方興未艾的會展業(yè)為展示活動提供廣闊的舞臺。針對會展活動的前期工作需求，運行設(shè)計作為實現(xiàn)和管理的工具，規(guī)劃了活動前期的工作，包括：了解活動的組織機構(gòu)；明白展示工程各環(huán)節(jié)的相關(guān)工作內(nèi)容；熟悉會展活動相關(guān)的管理理念；推出一套合理的前期準備方案。
一、運行設(shè)計的概念
運行設(shè)計，顧名思義是基于項目管理運行的規(guī)劃，運行設(shè)計工作主要受限于運行的場所與空間，著眼于如何達成運行的任務(wù)和目標。運行設(shè)計的核心是服務(wù)，幫助設(shè)計團隊科學(xué)分析管理項目。
對于會展活動中的運行管理萬變不離其宗地離不開以下幾個方面內(nèi)容：
（一）了解組織結(jié)構(gòu)：對會展活動從始至終所涉及的組織結(jié)構(gòu)要有一個完整的了解，對他們的組成和職責(zé)一定要有明確的概念，才能懂得如何參與到整個展覽活動中。
（二）空間配置：了解活動空間的條件和限制，以便于結(jié)合活動的目的來確定具體的展示方式，活動流程，繼而確定功能劃分。
（三）流線組織：對車輛和人群的活動范圍及路線做出合理安排。
（四）客戶需求整合：不論是客戶的特點、要求，還是對展示內(nèi)容的了解都是前期需要整合的。將這些信息進一步進行信息分類和分級，確保在整個活動過程中有良好的傳達。
（五）系統(tǒng)配合：水、電、氣、熱、照明、音響以及會展活動的相關(guān)規(guī)定看似次要但其實是所有想法的保障。
二、運行設(shè)計在會展活動前期啟動時的應(yīng)用
對展示活動而言，通常涉及到組織策劃、支持推進、技術(shù)支持、空間支持、路演企業(yè)這幾個方面工作。相對應(yīng)的就可以折射出五類參與者。運行設(shè)計首先要明確活動中，這幾方是誰，什么關(guān)系。
（一）主辦方
展會成功離不開主辦方的苦心經(jīng)營，在展會激烈競爭的今天，作為展會的主題及內(nèi)容的主策劃方已不是單純地追求經(jīng)濟效益，而要更多地考慮參與者的利益。主辦方是這六個參與者組成的小組的組長，是最具創(chuàng)造力的一方，有能力組織獨具特色的展會并給其他參與者帶來利益。它的職責(zé)包括：1.組織、策劃展會的主題、內(nèi)容、地點和時間等。2.協(xié)調(diào)整合其他五方參與者，并與他們充分溝通。
（二）協(xié)辦方
協(xié)辦方往往是一些提供技術(shù)、資訊、經(jīng)濟、人員等方面支持和贊助的單位。同時，協(xié)辦單位必須是與展會主題相關(guān)的行業(yè)。它的職責(zé)包括：1.協(xié)助主辦方做溝通的工作。2.對展會進行技術(shù)、資訊或經(jīng)濟上的支持。
（三）場館
主辦方一旦決定了在哪個城市舉辦展會，就會在該城市選擇場地，大多數(shù)“會展城市”都有幾個展覽場所，一旦確定場館后，主辦方和協(xié)辦方會審查可用的會議中心、展廳、酒店、禮堂以及其他可用場地，再對場地進行展位、展區(qū)劃分。場館的職責(zé)包括：1.提供必需的軟硬件設(shè)施。2.提供活動所需的各種服務(wù)。3.按會展活動的規(guī)則監(jiān)督、管理現(xiàn)場。
（四）承建方
承建方是展覽的實施者，對展覽的各項工程事務(wù)負有主要責(zé)任。我們也稱承建方為“主場”。其職責(zé)是：1.劃分整個會場的標準范圍。2.租賃配電箱、家具、飲水設(shè)備等、植物花卉等服務(wù)。3.協(xié)調(diào)主辦場館和參展商之間的關(guān)系。
（五）參展商
參展商是展會的核心角色。參展商可能是個人、公司或集團，他們擁有需要在活動上銷售或促銷的產(chǎn)品、服務(wù)或理念。參展商的職責(zé)是：1.向主辦方租用空間。2.設(shè)立和裝飾空間（可以與承建方合作，也可以有自己的設(shè)計方）。3.直接與觀眾接觸。
這五者之間有直接或間接的相互依賴關(guān)系，從這五方的職能來看，他們不僅在流程上有確定的秩序，在運行的系統(tǒng)中更是相輔相成，互為上下行關(guān)系，缺一不可。運行設(shè)計在這五方當中常常由主辦方或承建方來擔當，前者的優(yōu)勢在于可以從前期活動的策劃產(chǎn)生就入手，控制力強，后者往往是有規(guī)模的展示公司，實戰(zhàn)經(jīng)驗豐富，具有從策劃到設(shè)計、實施乃至現(xiàn)場管理的一站式服務(wù)能力，無縫銜接。
三、運行設(shè)計在會展活動前期規(guī)劃中的應(yīng)用
（一）對空間配置的了解
一個好的運行一定要對活動的場所有充分的了解，比如活動空間的面積、布局、技術(shù)參數(shù)、設(shè)施等。
北京、上海、廣州是我國的三個主要的展覽城市，下面僅以北京商業(yè)展覽主要場館——中國國際展覽中心為例來說明它們的具體情況（如表1）。
從上表中我們可以體會到，在實際活動中，場地的布置還會受到場地內(nèi)部設(shè)施如消防通道、消防設(shè)施、立柱、吊燈等的影響。要根據(jù)空間內(nèi)部具體結(jié)構(gòu)來估算真正可用的有效面積。在表格中我們還會注意到諸如“館內(nèi)凈高”、“卷簾門尺寸”、“手扶電梯、廂式電梯尺寸”、“進出口尺度”等規(guī)格尺寸。規(guī)格尺寸是提示展具大小和搬運措施的依據(jù)，可以避免出現(xiàn)展具無法入場或無法在館內(nèi)搬運的問題。除了尺寸外，還有一些電梯、地坪的載重數(shù)據(jù)也是我們設(shè)計中的重要依據(jù)。表格中展館的供電方式、吊點、壓縮空氣、給排水系統(tǒng)等數(shù)據(jù)提供給我們設(shè)計使用互動展示手段的條件和可能。展示方式的設(shè)計也可參考場館可提供的條件，比如每年烘焙展若場館沒有380V工業(yè)電路，就無法進行互動性的展示方式。
（二）現(xiàn)場工程流線的組織
整個展示活動的程序包括了準備階段、設(shè)計制作階段、布置完成階段、管理接待階段。整個工程自籌劃到展會結(jié)束，跨越整個展會期間。各環(huán)節(jié)息息相關(guān)，互相影響。要使工程有條不紊、按部就班地順利進行，流線設(shè)計是運行設(shè)計的重要環(huán)節(jié)，也是運行設(shè)計基礎(chǔ)性的內(nèi)容。在一個活動中，活動的人多、車多、物也多，各功能區(qū)之間有著復(fù)雜的聯(lián)系與分隔，人流、車流、物流等各種流線穿插其間，形成一個復(fù)雜系統(tǒng)。通過流線設(shè)計，目的是提高流動效率。
1.準備階段：將自己的空間區(qū)分成功能空間和注冊空間也就是將工作人員路線和觀眾路線分開考慮。既可以避免路線上的沖撞也更適合各自在路線上的動作。提前對場地的設(shè)施、規(guī)則、公共通道等基本情況有所了解。計劃自己從入場到撤場人流車流的秩序和流線。
2.設(shè)計制作方案階段：了解展品清單了解各展品的名稱、數(shù)量、規(guī)格和特征等。這一方面為具體的布置陳列方案實施提供準確依據(jù)，另一方面也能防止撤展、清退等善后工作出現(xiàn)差錯。
3.布展階段：布展階段時間很有限，而布展工作非常繁雜，如果沒有對工序的規(guī)劃控制、統(tǒng)籌安排，將造成超時等嚴重后果。一般來講，現(xiàn)場的順序應(yīng)該是從下到上、從里到外、從粗到細、從固定設(shè)施到展品擺放。例如：鋪設(shè)地面——組合安裝展示空間主體構(gòu)件——安置展具——敷設(shè)照明線路，安裝照明設(shè)備——安排標牌、標志、文字和圖案等配件——按規(guī)范順序布置展品一般應(yīng)滿足先下后上，先后后前，先高后低，先里后外的順序避免違規(guī)操作造成的徒勞無益——檢查展品布置情況及時進行處理，再調(diào)整——清潔打掃場地，最后用膠帶封圍自己的展區(qū)，待次日開展。
4.管理與接待階段：展會活動期間可能出現(xiàn)各種意想不到的情況，對于運行保障來講，最重要的是保障管理維護工作所需的空間位置。比如對于觀眾及展品的安保、對于展示設(shè)備的維修更換、對于現(xiàn)場的清潔。
四、運行設(shè)計在會展活動前期的要素分析中的應(yīng)用
（一）客戶需求的整合
活動雖然是短期行為，但企業(yè)的訴求是全方位的，會有嚴格的預(yù)算控制、企業(yè)形象的整體和延續(xù)性、與同級市場的競爭對手的差異性。運行的理念在前期設(shè)計階段的核心就是與客戶的溝通，成熟的運行管理善于溝通與引導(dǎo)，通過溝通了解客戶的投資意向、客戶的預(yù)算，明確客戶的風(fēng)格、了解競爭對手的情況、在審美上考慮客戶的品位與需求，給設(shè)計師有力的支撐。
于是，才會有設(shè)計師根據(jù)預(yù)算考慮如何應(yīng)用展示手段、材料、加工方法，打造一個“物超所值”的效果；
采取符合客戶一貫的營銷策略的展示手段，把握企業(yè)的一貫風(fēng)格，并從以前的展示效果中吸取經(jīng)驗，揚長避短。
了解展品內(nèi)容、數(shù)量、特點以確定展示的手段，合理利用。
知己知彼，從重圍中脫穎而出。
滿足客戶們的審美要求本無可厚非，但要注意的是客戶的要求與我們設(shè)計有沒有沖突，會不會影響設(shè)計效果，技術(shù)上是否可行，經(jīng)濟與否等。我們必須抓住設(shè)計核心，解決主要矛盾，在不背棄原則的基礎(chǔ)上“投其所好”，解決次要矛盾。
（二）系統(tǒng)配合
會展行業(yè)正在蓬勃發(fā)展，管理相對滯后，展覽工程企業(yè)魚龍混雜，雖然其中不乏比較有實力的規(guī)范的廠家，但是技術(shù)能力不強，沒有施工資格、不規(guī)范的公司還大量存在。會展是個公共場所，展臺對公眾的安全起到?jīng)Q定性作用。技術(shù)不達標的公司施工安全得不到保證，致使安全隱患大量存在。
運行設(shè)計正是讓資質(zhì)認證、等級標準、管理服務(wù)、行業(yè)組織、行業(yè)自律、行業(yè)文化成為展覽工程行業(yè)的管理理念的關(guān)鍵詞。主辦方、參展商、展館和展覽工程企業(yè)在如何建立展覽工程秩序這個問題上所占的角度不同，但是大家都在嘗試、適應(yīng)著相關(guān)的認證和資質(zhì)評審工作。通過資質(zhì)認證來管理的理念給展覽業(yè)帶來如下好處：
（一）會展活動的安全系數(shù)確實得到了提高，主辦單位和參展商、施工單位應(yīng)該負什么責(zé)任都很明晰。
（二）展覽工程企業(yè)的安全意識有所提高，一些沒有資質(zhì)和技術(shù)保障的“游擊隊”公司受到了震懾。
（三）會展活動的施工秩序比原來規(guī)范了。 認證不是單純?yōu)榱藵M足展館方面管理方便這個簡單的要求，而是對行業(yè)管理起到帶頭的作用。
結(jié)語
運行設(shè)計在國內(nèi)發(fā)展至今，短期會展活動空間設(shè)計面臨不再是割裂孤立的展示設(shè)計，設(shè)計要為企業(yè)等商業(yè)主體提供長期解決方案，有利于長期設(shè)計策略，注重展示空間中信息傳遞更合理，使展示設(shè)計轉(zhuǎn)向更為系統(tǒng)和實用的展示策略設(shè)計。
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